VERIFICAR LA RAZÓN SOCIAL
La Cámara de Comercio de su juridicion le facilitar la consulta de nombres para agilizar su tramite si perdida de tiempo
Diligencie el formulario con los nombres que desea consultar y la actividad a la que se va a dedicar.
Presente el formulario diligenciado en las ventanillas de Cámara de Comercio y el empleado le indicará cuando reclamarlo, con el fin de saber si puede usar dicho nombre o no debido a que ya existe o hay alguno similar.
Una vez aprobado el nombre pase a hacer lo siguiente:
SE PUEDE HACE EN DOS FORMAS
- Con una minuta elebada a escritura publica ante notaria
- O por documento privado que se registra directamente en la Camara de Comercio
DATOS BASICOS DE LA MINUTA DE LA SOCIEDAD LTDA - SOCIEDAD POR ACCIONES SIMPLIFICADA "SAS"
- Los datos de los socios constituyentes: nombres completos, cédulas, nacionalidad, estado civil y domicilio.
- La clase o tipo de sociedad que se constituye y el nombre de la misma.
- El domicilio de la sociedad y de las sucursales que se establezcan.
- El negocio de la sociedad (objeto social), enunciando en forma clara y completa las actividades principales.
- El capital social pagado por cada socio. Si es una sociedad por acciones se deberá expresar el capital suscrito y pagado, la forma como se cancelarán las cuotas y el valor nominal de las acciones representativas del capital. (ver paso uno).
- Se debe expresar como se administrará la sociedad, las facultades de los administradores, las asambleas y juntas de los socios, según lo establecido legalmente para cada tipo de sociedad (para mayor información vea el código de comercio).
- Los días y la forma de convocar y constituir la asamblea o junta de socios ya sea de manera ordinaria o extraordinaria, y la forma como se decidirá en un determinado asunto.
- Las fechas en que se deben hacer los balances generales y como se distribuirán las utilidades, así como también la reserva legal.
- La duración de la empresa y sus causales para disolverla, y la forma de liquidarla.
- Establecer el representante legal de la sociedad con su domicilio, sus facultades y obligaciones.
IMPORTANTE SE PUEDE REGISTAR COMO DOCUMENTO PRIVADO DIRECTAMENTE EN LA CAMARA DE COMERCIO
- O REGISTRAR EN LA NOTARÍA SI SE HACE MEDIANTE ESCRITURA PUBLICA
Por lo cual se transcribira en una minuta conformando así la Escritura Pública, firmada por el notario con los sellos respectivos y adicionalmente por los socios con la cédula y sus huellas.
EL PAGO DEL IMPUESTO DE REGISTRO SOBRE LA ESCRITURA
Realizar el pago del impuesto de registro sobre la escritura de constitución en la oficina de Rentas Departamentales
MATRÌCULA MERCANTIL:
Adquirir en la Cámara de Comercio el formulario de Matrícula Mercantil “Sociedades Comerciales”
•El formulario de matrícula mercantil diligenciando,
•Dos copias autenticadas de la escritura pública de constitución de la sociedad, en la que debe aparecer el nombramiento del representante legal.
En el caso de ser empresa unipersonal, el documento privado sino se constituyó por escritura pública.
•Recibo de pago del impuesto de Registro expedido por Rentas Departamentales.
•Carta de cada una de las personas nombradas, como: representantes legales, junta directiva y revisor fiscal cuando sea el caso.
•Documento de identificación del representante legal.
•Permiso de funcionamiento de la sociedad, en caso de hallarse sujeta a vigilancia estatal.
•En caso de aporte de inmuebles al capital social, acreditar el pago del impuesto de anotación y registro (boleta de rentas).
•Solicitar en la taquilla de la Cámara de Comercio el valor de la liquidación de los derechos de matrícula.
•Cancelar los derechos de matrícula. Al momento del pago le entregarán un recibo con el cual podrá reclamar el certificado de su matrícula, así como las copias de los formularios, las escrituras y las cartas de aceptación.
•Obtener copia del certificado de existencia y representación legal de la sociedad.
•Luego de haber realizado la inscripción, usted podrá solicitar a la Cámara de Comercio, el certificado de existencia y representación, es un documento que le permite al comerciante o sociedad realizar algunos trámites (inscripción ante la administración de impuestos, industria y comercio, etc.) o simplemente acreditar su matrícula en el registro mercantil.
LIBROS DE COMERCIO
Están compuestos por los libros de contabilidad, libros de actas, libros de registro de aportes, comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones.
Una vez matriculada la sociedad o empresa, el representante legal debe presentar y solicitar el registro de los libros de comercio, con carta dirigida a la Cámara de Comercio y diligenciar el formulario de solicitud respectivo. Los libros son los siguientes:
•LIBRO MAYOR Y BALANCES: en este libro se pasan las operaciones por cuentas utilizando el sistema de partida doble; permitiendo establecer el resumen mensual de todas las operaciones para cada cuenta.
•Libro inventario y balance: se debe hacer un inventario y un balance general al iniciar sus actividades y por lo menos una vez cada año para conocer en forma clara y completa la situación del patrimonio.
•Libro de accionistas: en el se escriben las acciones, anotando el título, el número y la fecha de inscripción, al igual que los cambios de propietario.
•Libro de actas: los libros de actas pueden ser de dos clases: libros de actas de asamblea de socios y libro de acta de junta directiva. El primero lo deben llevar todas las sociedades, el segundo solo en las que posean junta directiva.
En los libros de actas, deben anotarse en orden cronológico las actas de las reuniones, las cuales deberán ser firmadas por el secretario y presidente de la reunión.
La primera hoja de cada libro debe presentarse rotulados (marcados) a lápiz en la parte superior con el nombre de la sociedad y la destinación que se dará a cada libro, así como numerarse consecutivamente y no tener ningún registro contable.
Los pasos a seguir en la Cámara de Comercio:
•Llevar el formato, la carta y los libros a la Cámara de Comercio.
•los derechos de inscripción de los libros. Al momento de cancelar le entregarán el recibo de pago con el cual podrá reclamar los libros registrados.
•Cuando le entreguen los libros, verifique que la primera página de cada libro registrado este sellado por la Cámara de Comercio y rubricadas todas las demás.
ANTE LA DIAN - en le momento de hacer el registro en la camara de comercio ya queda una preescripcion y se formaliza el RUT (Registro Unico Tributario)
La Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), para que obtenga el número de identificación tributaria (NIT), el cual es necesario para identificarse en el desarrollo de las actividades comerciales. Para este número de identificación, el cual es expedido en una tarjeta, se debe realizar el trámite correspondiente en la DIAN, que se encuentre en el municipio donde se está domiciliado. Pasos a seguir:
•Con el certificado de existencia y representación que solicite en la Cámara de Comercio, diríjase a la DIAN y solicite el formulario de RUT (registro único tributario), por medio del cual se puede realizar los siguientes trámites
. Asignación de NIT
. Inscripción en el registro de vendedores si es responsable de IVA.
•Una vez adquirido y diligenciado el formulario, preséntese ante la DIAN, con los siguientes documentos
- Formulario de RUT diligenciado en original y dos copias.
- Copia de la escritura pública de constitución.
- Certificado de existencia y representación, expedido por la Cámara de Comercio, con fecha no mayor a tres meses antes de su presentación.
- Fotocopia de la cédula del representante legal.
El registro de Impuestos sobre las ventas (IVA), se puede hacer en el momento de realizar la solicitud del NIT. Los responsables del régimen simplificado no tienen obligación de declarar el IVA, los responsables del régimen común deben hacerlo bimestralmente en las fechas que indique el calendario tributario, el cual puede adquirir directamente en la DIAN.
Simultáneamente con la solicitud del formulario RUT, usted puede solicitar el formulario para que la DIAN le autorice la numeración para las facturas que usará en su negocio.
